3 sposoby na samoprojektujący się zespół

Dwa tygodnie temu, gdy w pewnej organizacji wyjaśniałem po co coach Action Learning pracuje niemal wyłącznie w sposób niedyrektywny, tylko obserwując i zadając pytania, usłyszałem: “Aha! Rozumiem. Czyli buduje samoprojektujący się zespół”.

Bardzo spodobał mi się ten termin. Bywa używany w literaturze przedmiotu, jako jedna z kategorii zespołów. Poszerzając jego książkową definicję, moglibyśmy przyjąć, że samoprojektujący się zespół to taki, który posiada 3 konkretne cechy.

Po pierwsze, jego członkowie nieustannie się uczą. Chodzi o świadome i celowe wyciąganie wniosków z działania, aby pracować sprawniej. Ten oczywisty proces wydaje się zachodzić stosunkowo rzadko w zespołach do tego nieprzygotowanych. Z bardzo prostego powodu- zwykle ich członkowie są tak pochłonięci działaniem, rozwiązywaniem problemów i opracowywaniem strategii, że nie poświęcają czasu na to by z ich wdrażania wyciągnąć konkretne wnioski na przyszłość. Czasem okazuje się, że nawet nie ma w nich gotowości do robienia tego.

Po drugie, to zespół, który sam świadomie buduje swoje normy. Jego członkowie są uważni na zachowania destrukcyjne, ale także na takie, które wyraźnie mu służą. Odnoszą się do tych zachowań, dzielą się swoimi obserwacjami i pytają pozostałych członków o potencjalnie potrzebne normy, lub sami je proponują. Zatem, umieją sami ustalać zasady w odpowiedzi na to, co akurat dzieje się w zespole, aby nieustannie podwyższać jakość jego pracy.

Po trzecie, taki zespół bierze odpowiedzialność za swoje działania. Potrafi nie tylko planować strategie, ale także określać i brać odpowiedzialność za działania operacyjne. Następnie, umie monitorować ich wdrażanie, wykorzystywać wpływ interesariuszy i dokonywać stosownych korekt.

Jak taki zespół zbudować? Poniżej wskazówka odnosząca się do pierwszego aspektu- uruchamiania procesu nieustannego uczenia się i wyciągania wniosków na przyszłość.

Obserwuj i pytaj. Bądź uważny na pracę zespołu podczas jego spotkań. Zwróć uwagę na jej jakość i różne aspekty. Zrób mentalny krok w tył (po angielsku powiedzielibyśmydisengage), aby od czasu do czasu niejako z boku spojrzeć na zespół i sposób w jaki pracuje. Notuj i zadawaj pytania o swoje obserwacje. Możesz pytać np. w następujący sposób:

  • Jaka jest jakość naszej komunikacji?
  • Jaki jest poziom szacunku dla różnych perspektyw, które mamy?
  • Jaki jest poziom naszego poczucia humoru i jak to wpływa na naszą efektywność?
  • Jaki jest poziom energii, motywacji?
  • Jak nam idzie rejestrowanie pomysłów, które się pojawiają?
  • Gdzie jesteśmy w drodze do osiągnięcia celu założonego na początku spotkania?
  • Jak wygląda równowaga w uczestnictwie?
  • itd… – pytaj o to, co zwróci Twoją uwagę i przekona Cię do tego, że krótka dyskusja o tym aspekcie ma szansę usprawnić pracę zespołu. Pytaj także o to, co zespół może zrobić, aby jakość tego aspektu pracy zwiększyć.

Na koniec spotkania pytaj o to, czego zespół się nauczył w jego trakcie. Ponownie możesz zapytać o swoje obserwacje, których nie ujawniłeś wcześniej. Pytaj o to, czego zespół nauczył się o rozwiązywaniu problemów, swoim rozwoju, skutecznej komunikacji, określaniu celów, strategii itd, w zależności od charakteru spotkania. Zadbaj także o to, by zapytać co jego członkowie zrobią inaczej na kolejnym spotkaniu, co zaczną, a co przestaną robić.

Ponad wszystko stosuj pozytywne wzmocnienie, pytając co zespół zrobił najlepiej w trakcie spotkania, co im wyszło, jakie zachowania i procesy sprawiły, że osiągnęli to, co mają na koniec.

Nawet jeśli spotkanie nie było zbyt udane, zadbaj by wyciągnęli z niego wnioski na przyszłość, szczególnie z tego, co mimo wszystko się udało. Założenia jakimi kierujemy się w Action Learning, czyli nauce w działaniu, podpowiadają, że pozytywne wzmocnienie działa najskuteczniej, a do tego zostawia zespół w stanie podbudowania, raczej niż zniechęcenia.

Na kolejnym spotkaniu zapytaj o to, co członkowie zespołu zrobili od spotkania ostatniego i co im z tego wyszło. Co zadziałało, a co nie oraz najważniejsze- czego ich to uczy na przyszłość, o czym informuje, przed czym ostrzega, co następnym razem zrobią inaczej.

Ideą nieustannego uczenia się jest uruchomienie refleksji, która sprawi by zespół sam umiał zatrzymywać się, robić “stop klatkę” i spoglądać na sposób w jaki pracuje, wyciągając z tego wnioski na przyszłość i wdrażając je w praktyce.