Dlaczego czasem warto zaczynać bez strategii?

Zaczynając pracę w zespole, na przykład nad rozwiązaniem problemu, mamy przynajmniej dwa wyjścia: zaplanować jak ta praca będzie wyglądać albo iść na żywioł. Warto rozważyć to drugie.

Prowadząc zajęcia w szkole team coachingu zobaczyłem doskonały dowód na coś, o czym dobrze wiedziałem. Być może znacie te momenty, gdy coś dzieje się na Waszych oczach i mówicie „A jednak! Jednak tak to działa!”, choć gdyby ktoś wcześniej zapytał Was o to, świetnie wytłumaczylibyście to z poziomu teorii. To te momenty, w których poznanie spotyka się z doświadczeniem i następuje dziwne uczucie odkrycia, którego w zasadzie nie powinno być (przez to poznanie właśnie).

Skracając zawiłości, śpieszę wyjaśnić o co chodzi. Zespół, z którym pracowałem rozwiązywał problem (gwoli ścisłości, nie używaliśmy Action Learning). Na początku ustalił jak ich praca będzie wyglądać przez kolejną godzinę, po czym w krótkim czasie okazało się, że ten plan- choć prosty- kompletnie im nie służy. Po subtelnej interwencji coacha zespół zmienił formę pracy, prezenter problemu wziął odpowiedzialność za proces i członkowie zespołu zgrabnie wypracowali to, o co im chodziło, w trakcie usprawniając sposób działania tu i ówdzie.

Można dostrzec połączenie tego zdarzenia z tym, co pisze David Clutterbuck: „Zespoły, które mogą pochwalić się wysokimi wynikami pracy nie marnują czasu i energii na poszukiwanie jednoznacznych odpowiedzi. Zamiast tego koncentrują się na zadawaniu właściwych pytań we właściwym momencie, by w ten sposób sprostać zmieniającym się wymaganiom.” (Coaching Zespołu, Rebis 2009). Innymi słowy, na początku pracy lepiej nie zakładać jak ona będzie wyglądała, tylko usprawniać ją w trakcie – uczyć się w działaniu.

Podobnie mają przedszkolaki. Jeśli ktoś zna słynne ćwiczenie polegające na budowaniu wieży z pianką na szczycie (marshmellow challenge- patrz tu) i wyniki badań nad grupami, które je wykonywały, wie, że najlepiej radzą sobie z nim właśnie maluchy. Dlaczego? Bo, inaczej niż dorośli, nie planują zawczasu, nie sporządzają strategii i nie zastanawiają się „co będzie jeśli…” tylko działają. Budują i doskonalą w trakcie. Konstruują prototypy, które później udoskonalają- uczą się w działaniu.

Z drugiej strony, ktoś mógłby powiedzieć: „No dobrze, ale przecież duża część zespołów w biznesie właśnie tak robi- nie planuje jak ich praca będzie wyglądać, a jednak często nie przynoszą wielkich wyników”. Dokładnie tak. Dlatego potrzebne są dwa elementy.

Pierwszy- jasny komunikat o uczeniu się w trakcie, tzn. wszyscy rozumiemy, że zaczynamy działać bez ścisłego planu, za to w trakcie pracy będziemy poświęcać chwilę aby spojrzeć na jej jakość, wyciągnąć wnioski i za chwilę pracować lepiej. Będziemy doskonalić nasze prototypy.

Drugi to ramy brzegowe pracy. Nie jestem zwolennikiem specjalnego kontraktowania się w zespole, dlatego warto ustalić tylko podstawowe elementy: jak długo będziemy pracować, co jest naszym celem i co zrobimy, gdy komunikacja stanie się zbyt chaotyczna. Jeden zespół ustalił, że gdy ktoś zauważy niepotrzebne dygresje lub chaos mówi „pomidor”, inny zespół, że taka osoba podnosi rękę do góry i kolejne, które dostrzegają to samo także (z żadnym z tych zespołów nie pracowałem- te sposoby znam tylko z relacji uczestników, którzy wspominali o bardzo sprzyjającym wpływie tych zasad).

W Action Learning jest podobnie. Dwie żelazne reguły i do dzieła! Pierwsza- posługujemy się tylko pytaniami i odpowiedziami. Pytanie może zadać każdy każdemu w dowolnym momencie. To zapewnia kreatywność i konkret w dyskusji. Druga- coach może włączyć się w pracę zespołu, zawsze wtedy gdy widzi możliwość do uczenia się. To, z kolei, zapewnia ciągły wzrost jakości pracy. I już. Wszystkie inne reguły tworzone są w trakcie, przez zespół, w zależności od tego, co akurat jest potrzebne.

Kiedy zatem planować, a kiedy nie? Gdy droga do celu jest znana i można jasno zdefiniować kroki planowanie może okazać się działaniem o nieocenionej korzyści. Gdy jednak sytuacja jest złożona, nie wiemy co nas czeka po drodze i trudno określić kolejne kroki, wówczas nie ma czego planować i może okazać się, że skuteczniej jest zacząć działać i doskonalić pracę w trakcie.

Tytuł artykułu jest, zatem, przewrotny. Nie chodzi o to, by zrezygnować z opracowywania strategii, a raczej by nie zastanawiać się zbyt długo nad sposobem pracy w zespole, zanim ona się jeszcze nie zacznie. Nie ustalać zbędnych planów i reguł gdy nie jest jasne w jaki sposób praca powinna przebiegać. Warto jednak zadbać o warunki graniczne i uczenie się trakcie. Wówczas jest szansa, że dorównamy przedszkolakom, czego sobie i wszystkim życzę.

Autor: Tomasz Janiak