Skipton Leonard i Arthur Freedman piszą w swojej książce Great Solutions through Action Learning, że „a job well begun is half done”, czyli połowa sukcesu w projekcie Action Learning leży w dobrym przygotowaniu.

Poniżej dwie z pięciu wskazówek dla coachów Action Learning dotyczących przygotowania przed prowadzeniem sesji z zespołem. (O przygotowaniu do wdrażania projektu Action Learning pisałem tutaj)

1.Uzgodnij prezentację problemu

Przede wszystkim upewnij się w rozmowie ze sponsorem/prezenterem problemu czy problem jest znany wszystkim członkom zespołu czy nie- coach będzie zaczynał sesję nieco inaczej w obu tych przypadkach. Co więcej, sprawdź na ile problem jest ważny i pilny dla organizacji. Te dwa czynniki budują zaangażowanie zespołu i poczucie sensu pracy. Można zadać pytania takie jak:

• Na kiedy potrzebne jest rozwiązanie?
• Dla kogo ono jest ważne?
• Co by się stało gdyby nikt nie zajął się tym problemem? itp.

Kolejnym elementem jest odpowiedzialność zespołu za podejmowane działania. Dopytaj osoby decyzyjne i prezentujące problem czy organizacja faktycznie upoważnia zespół do wdrażania wypracowanych rozwiązań. Jeśli nie, zaangażowanie może być nikłe, a w zespołowych głowach pojawi się pytanie: Po co my to właściwie robimy, skoro potem i tak nic się z tym nie dzieje? Często będzie tak, że osoby decyzyjne (np. zarząd) nie będą brać udziału w sesjach. Jak, zatem, będzie wyglądał proces podejmowania decyzji o tym, które pomysły wdrażać, a które nie? Pod tym elementem kryje się także wpływ zespołu na sytuację i pytanie czy rozpoczynany projekt/sesja dotyczy rzeczywistości, którą zespół realnie może zmienić, czy może spotkanie będzie „koncertem życzeń”.

Warto także sprawdzić, czy przypadkiem inny zespół nie rozwiązuje już tego samego problemu lub nie opracowano już możliwych rozwiązań. W takiej sytuacji Action Learning nie będzie dobrym pomysłem.

Wreszcie, zwracam uwagę także na sposób prezentacji problemu. Nie poprzestawaj na ogólnych ustaleniach dotyczących początku sesji. Pomóż prezenterowi problemu przed sesją, aby na jej początku opowiedział zespołowi o problemie:

• rozpoczynając od opisu problemu, a nie od celu czy możliwych rozwiązań
• opisując problem w krótki, spójny i jasno zakomunikowany sposób
• tak, aby członkowie zespołu usłyszeli dlaczego to jest ważne dla organizacji, czyli jakie będą konsekwencje jeśli nie zostaną podjęte adekwatne działania
• korzystając jednocześnie z najlepszych możliwych zasobów- sprawdź czy wystarczy sam opis, czy może nie warto użyć pomocy w postaci diagramów, danych, zdjęć itp.

2. Upewnij się, że zespół jest odpowiedni do pracy w tej metodologii.

Sprawdź liczebność zespołu i nie daj się namówić na odchylenia od widełek 4-8. To założenie wynika wyłącznie z praktyki. Mniej niż 4 to niska energia i ilość różnych perspektyw, więcej niż 8 powoduje chaos.

Upewnij się, że w zespole jest co najmniej jeden ekspert, jedna osoba nie związana z problemem (w WIAL zwana „pizza man”), a reszta członków zespołu cechuje się różnorodnością kompetencji i doświadczenia. Im większa różnorodność tym większa kreatywność.

Dopytaj o nastawienie uczestników i ich obecne umiejętności przywódcze i zespołowe. Jeśli w centrum programu jest problem, szukaj jak najbardziej elastycznych osób, umiejących słuchać, zadawać pytania i cechujących się zarówno myśleniem krytycznym jak i wzajemną otwartością. Jeśli zaś, celem głównym jest rozwój przywództwa lub zespołu, powyższe cechy będą zalążkiem celów do osiągnięcia w projekcie.

Warto też dopytać (w przypadku dłuższego projektu) czy zespół będzie miał stały skład czy może on będzie się zmieniał. Zalecam raczej zespoły o stałym składzie, wielkości 5-6 osób. Kiedy liczba członków ma mniej niż 8, ciągle jest przestrzeń, aby na kolejne sesje zapraszać stosownych ekspertów czy też osoby decyzyjne. Jednocześnie, stałość składu zespołu pozwala zadbać o to, by konkretne osoby wzięły odpowiedzialność za efekty projektu.

Kolejne trzy wskazówki w części drugiej artykułu, która ukaże się niebawem.

Więcej o praktyce AL w biznesie usłyszysz także w międzynarodowym webinarium 13 lutego 2018, godz. 15:00 czasu polskiego. Szczegóły na tej stronie.