Każdy twór społeczny jak grupa czy zespół wykształca swoje wewnętrzne zasady postępowania. Kluczem do skuteczności jest robienie tego celowo i świadomie.

W poprzednim artykule pisałem o 3 sposobach na zbudowanie samoprojektującego się zespołu. Wspomniałem o kluczowych jego cechach:

• Nieustannym uczeniu się
• Ustalaniu norm
• Odpowiedzialności za podejmowane działania

Wyjaśniłem już punkt pierwszy- jak dbać o uczenie się w zespole i sprawić aby jego członkowie sami podejmowali ten proces.

Jak zatem sprawić by zespół ustalał normy, które będą zwiększać jakość jego pracy? Co robić, by zespół uczył się jak sam, bez coacha, może to robić?

Normy służą zespołowi do tego, by regulować zachowania, które się w nim pojawiają. Zachowania mogą być wspierające lub ograniczające. Na przykład to, że w trakcie spotkania członkowie z różnych powodów wychodzą z sali zwykle nie służy efektywności pracy. Podobnie jest z używaniem elektroniki w trakcie sesji. Warto tu jednak być uważnym zarówno w roli kierownika jak i coacha i nie zakładać niczego z góry. Pewien zespół stwierdził, że w trakcie spotkań chce mieć całą elektronikę pod ręką- laptopy, tablety, komórki- wszystko po to, by korzystać z zasobów, które dawały i w rezultacie taka norma wspierała jego skuteczność.

Zatem, aby jednocześnie wspierać uczenie się i ustalanie norm warto zostawić odpowiedzialność po stronie zespołu co do tego, jak chce aby te normy wyglądały. Normy nie powinny być narzucane, chyba, że nie ma innego wyjścia (np. środowisko pracy ewidentnie czegoś wymaga). Im większa decyzyjność po stronie zespołu, tym większa odpowiedzialność za ustalanie norm i przestrzeganie ich.

Pretekstem do ustalania norm może być pojawienie się zachowań zarówno ograniczających jak i takich, które wyjątkowo służą zespołowi. Pierwsze są poruszane po to, aby je wyeliminować lub zredukować ich wpływ. Drugie zaś, po to, by członkowie zespołu je zobaczyli, uświadomili sobie i podjęli decyzję czego potrzebują, aby to zachowanie pojawiało się nadal, aby o nim nie zapomnieli.

Coach Action Learning posługuje się 3-stopniowym modelem przy ustalaniu zespołowych norm: (z ang) what? so what? now what?, czyli co? co z tego? i co teraz?.

• W pierwszym kroku chodzi o zauważenie zachowania- możesz zadać pytanie lub powiedzieć o swojej obserwacji, np. Zauważyliście, że część osób spóźnia się na spotkania lub wychodzi wcześniej? Jak nam wychodzi gromadzenie wszystkich danych i pomysłów, które pojawiają się na spotkaniu? Zauważyłem, że pojawiające się pomysły są od razu krytykowane, bez przyjrzenia się im bliżej, czy ktoś jeszcze to zauważył?
• W drugim kroku zapytaj o wpływ tego zachowania na grupę. Chodzi o pobudzenie do refleksji nad tym, co takie zachowanie powoduje w grupie, jak również o poznanie różnych perspektyw (może okazać się, że poszczególne osoby będą odmiennie ten wpływ widzieć). To dobry pretekst do rozmowy o jakości pracy zespołu.
• W trzecim kroku zapytaj o to, co dalej: Co chcemy z tym zrobić? Jak zadbamy o to podczas naszej pracy? Czego potrzebujemy aby zmienić to zachowanie? Jaką, zatem, przyjmiemy zasadę? Jakiej normy potrzebujemy? Szukaj konkretów, które mają zaowocować utrzymaniem lub zwiększeniem skuteczności zespołu.

Niezwykle ważna jest otwartość osoby zadającej pytania. Coach, kierownik czy lider musi założyć, że nie zna jedynej dobrej odpowiedzi- że ona przyjdzie od zespołu. Jeśli pytania zadane są z już istniejącą odpowiedzią w głowie, nie mają sensu. Jedyne co mogą przynieść to niepotrzebne poróżnienie i wrażenie, że lider stara się manipulacyjnie sterować sposobem myślenia w zespole.

Co więcej, może się zdarzać, że zespół nie będzie przestrzegał nowej normy, mimo jej ustalenia. Z normami jest jak z nawykami- potrzebują czasu, uważności i są podatne na wpływy tych, które były przed nimi. Obserwuj zespół, czy faktycznie podąża za normą, którą ustalił. Jeśli nie, użyj modelu what? so what? now what? w dokładnie taki sam sposób jak poprzednio.

Przy regularnej pracy w takiej formie zauważysz jak po pewnym czasie członkowie zespołu sami zaczną dostrzegać zachowania, które im służą bądź nie i rozmawiać o nich. Słowem: przejmą rolę coacha czy lidera w tym zakresie i nauczą się brać odpowiedzialność za to, jak pracują. To nie zwykle pożądany proces, ponieważ zdejmuje odpowiedzialność za to z jednej osoby i przenosi ją na zespół tak, aby sam umiał projektować zasady, według których chce pracować.

Autor: Tomasz Janiak